Dalam bahasa mudahnya, mesyuarat
itu lebih kepada perjumpaan antara ahli dalam memberi pandangan, hujah dan
seterusnya juga menetapkan satu keputusan yang dipersetujui bersama.
Namun mungkin ada beberapa
perkara teknikal dan persoalan yang timbul sepanjang mesyuarat ini berlaku.
1. Jika
sesebuah mesyuarat itu bertujuan untuk memutuskan sesuatu perkara, bagaimanakah
hendak memuaskan hati semua ahli
mesyuarat terhadap keputusan mesyuarat yang telah dibuat?
Penerangan
Tidak menjadi
suatu kesalahan dalam memberi cadangan
atau pandangan dalam mesyuarat, malah digalakkan. Apa yang pasti adalah, dalam
kebanyakkan cadangan, pasti hanya satu cadangan yang diterima. Bagaimana
perasaan bagi mereka yang mencadangkan sesuatu perkara tetapi cadangan itu
tidak diterima dalam mesyuarat. Pasti akan wujud juga perasaan tidak puas hati
itu walaupun sedikit. Mungkin perkara ini pasti akan terjadi, tetapi bagaimana
kita mampu untuk mengurangkannya?.
Penyelesaian
Seharusnya
keputusan yang telah dibuat itu disepakati oleh majoriti dalam ahli mesyuarat
setelah mendengar pelbagai pandangan mengenai semua cadangan. Setiap dalam
kalangan mereka yang memberi cadangan dan pandangan haruslah mempunyai hujah
yang mantap dalam mempertahankan cadangan yang dikemukan. Ahli mesyuarat harus
fikir secara matang, lihat kebaikan dan keburukan dalam sesuatu cadangan.
Rasionalkan minda dalam membuat keputusan. Pastikan cadangan itu dibincang
secara ‘masak’. Jika semuanya sudah dilakukan secara rasional dan teliti,
pastinya cadangan yang terbaik dalam kalangan terbaik itu dipilih dalam
sesebuah mesyuarat. Mungkin ini membantu dalam mengurangkan ketidakpuasan hati
kerana sudah mendengar pelbagai hujah mengapa cadangan dia ditolak dan mengapa
cadangan orang lain pula yang diterima. Wallahua’lam
2. Apakah
sepatutnya yang dilakukan jika cadangan kita diterima atau ditolak?
Penerangan
Ada baca dalam
adab mesyuarat dengan mengatakan bahawa jika cadangan kita diterima, kita
haruslah beristighfar, kerana takut cadangan kita itu menjadi punca tersebarnya
debu-debu dosa untuk diri kita. Jika cadangan kita ditolak, berlapang dada
dalam keputusan itu dan ucaplah alhamdulilah, kerana mungkin kalau cadangan
kita itu diterima akan mendatangkan dosa kepada kita.
Penyelesaian
Tetapi jangan
lah terlalu takut dan fobia untuk memberi cadangan dan pandangan. Kalau
cadangan itu baik dan bermanfaat, mungkin ianya akan diganjarankan dengan
pahala berpanjangan. Wallahua’lam
3. Keputusan dipersetujui
dalam mesyuarat, tetapi ada suara sumbang yang keluar selepas mesyuarat
yang mengatakan tak setuju dan ada cadangan lain, apa pandangan?
Penerangan
Setiap perkara
yang diputuskan dan dibincangkan haruslah diselesaikan di dalam mesyuarat.
Tidak dibincangkan dibelakang dan diluar mesyuarat. Mengapa dalam mesyuarat
takut untuk menyuarakan pandangan anda, tetapi berani di luar mesyuarat. Maknanya anda bukanlah seorang ahli
mesyuarat dan organisasi yang baik. Jika kita sudah mencadangkan sesuatu
perkara dan perkara itu tidak diterima, maka berlapang dada lah dalam
menerimanya. Apa – apa pun yakin dengan keberkatan mesyuarat yang dibincangkan.
4.
Adakah
seorang ketua boleh mengeluarkan pendapat walaupun beliau mempergerusikan
mesyuarat tersurat dan berkuasa untuk mengeluarkan keputusan mesyuarat.
Penerangan
Seharusnya boleh, tetapi sebaiknya perlu melalui
proses yang sama iaitu mencadangkan pandangan itu, mengeluarkan hujah dan
‘voting’ daripada ahli mesyuarat. Kalau sesuatu itu tidak mendatangkan mudarat
yang lebih besar kepada organisasi, perlulah melalui cara yang sama dalam
memutuskan sesuatu keputusan.
Contoh
Ketua ada cadangan, dan anak buah juga ada
cadangan mereka. Setiap orang merasakan bahawa cadangan mereka adalah yang
terbaik. Oleh sebab itu, mesyuarat dan perbincangan harus dilakukan dalam
memilih perkara yang terbaik dalam kalangan yang terbaik itu. Ketua
mencadangkan agar tempat program dilakukan di kawasan A, dan anak buah pun ada
cadangan di tempat lain. Keputusan mesyuarat memutuskan bahawa dibuat di
kawasan B, tidak selari dengan kehendak peribadi ketua. Ketua yang baik, akan
sentiasa bersama dengan keputusan yang diputuskan bersama anak buah dalam
mesyuarat walaupun tidak memenuhi kehendak peribadi ketua
Penyelesaian
Tidak dinafikan
juga, ‘suara’ ketua sangat penting dalam memutuskan sesuatu keputusan dan
mungkin anak buah akan terpengaruh dengan apa yang dicadangkan oleh seorang
ketua walaupun perkara itu tidak dibahaskan dan mungkin ada cadangan yang lebih
baik. Tidak semua cadangan ketua itu adalah baik. Ketua harus memainkan peranan
supaya kata-katanya tidak mempengaruhi dalam mencadangkan sesuatu pandangan.
Contoh :
Ketua : Saya
mencadangkan perkara ini bukan kerana saya seorang pengerusi mesyuarat, tetapi
salah seorang daripada ahli mesyuarat sama seperti kamu jua.
Anak Buah :
Baiklah.
Perkara ini akan
membantu dan mengingatkan bahawa, cadangan seorang ketua itu juga boleh
dibahaskan seperti anak buah yang lain juga. Kerana seorang ketua itu tetap
manusia dan manusia tidak lari daripada melakukan sebarang kesilapan.
5. Bagaimana
jika seorang ketua hanya mendengar pandangan anak buah, tetapi tetap berkeras
dengan keputusan yang diputuskan dan tidak dibincangkan?
Penerangan
Ketua yang baik
akan sentiasa memahami cara kerja anak buah dan kebanyakkan kerja teknikal
pasti dilakukan oleh anak buah dalam merealisasikan sebarang keputusan yang
dipersetujui. Tidak dinafikan bahawa ketua ada kuasa untuk menetapkan sesuatu
keputusan, tetapi tidak bermakna boleh melakukannya sesuka hati. Mungkin kuasa
keputusan veto seorang ketua boleh dilakukan apabila cadangan daripada pihak
lain itu akan mendatangkan mudarat yang lebih besar kepada organisasi.
p/s : Jika
suasana ini berlaku, bukanlah bermaksud mesyuarat namanya.
Penulis
Azraful Azman
*Sebahagian tulisan ini adalah pertanyaan daripada pemimpin mahasiswa Universiti
*Tulisan ini hanya pandangan penulis sahaja, jika bermanfaat, boleh sahaja untuk diamalkan
*Tidak semua situasi adalah sama, jika ada sebarang pertanyaan, boleh hubungi di ‘Facebook‘ saya.
Post a Comment